자료실 운영 가이드.

자료실에 올릴 것, 올리지 말 것

자료실은 단순한 클라우드 폴더가 아니라, 마침이 모든 결과물을 만들 때 자동으로 참조하는 공식 출처입니다. 따라서 "남길 가치가 확정된 자료"만 올라가야 합니다.

올려야 하는 자료는 네 종류로 정리하시면 됩니다.

(1) 결재가 완료된 문서 — 제안서, 보고서, 계약서, 회의록처럼 사내에서 한 번 끝난 자료입니다. (2) 표준 양식 — 한 번 정해 두면 모든 팀이 같은 모양으로 쓰는 회사 양식입니다. (3) 과거 결과물 — 작년 사업계획서, 분기 보고서, 외부 발표자료 등 톤·구조의 레퍼런스가 되는 자료입니다. (4) 산업 자료 — 시장 보고서, 경쟁사 공시, 규제 가이드처럼 외부에서 가져온 참고 자료입니다.

반대로 초안, 임시 메모, 결재 전 협의용 PDF는 올리지 않으십시오. 자동 참조 시 회사가 "확정한 적 없는" 내용이 결과물에 끼어들 수 있습니다.

4축 태그 전략

마침의 태그는 검색용이 아니라 권한·인용 우선순위까지 결정합니다. 처음부터 네 축을 고정해 두십시오.

(1) 부서 — 전략·영업·마케팅·재무·법무 등 발생 부서. (2) 연도 — 2024, 2025 처럼 자료가 만들어진 회계연도. (3) 결과물 종류 — 제안서·보고서·계약서·발표자료·시장조사. (4) 기밀 등급 — 공개·사내·제한·기밀 4단계.

자료실 > 폴더 선택 > 태그 탭에서 네 축을 모두 채워야 저장됩니다. 한 축이라도 비어 있으면 "분류 미완" 배지가 붙어 자동 참조에서 후순위로 밀립니다.

권한과 자동 참조 범위

같은 자료여도 누가 보느냐, 어떤 결과물을 만들 때 인용되느냐는 분리해서 설정하셔야 합니다. 자료실 > 폴더 > 권한 탭에서 두 가지를 따로 지정하십시오.

• 열람 권한 — 사람·팀 단위로 보는 권한입니다.
• 자동 참조 범위 — 마침이 새 결과물을 만들 때 이 자료를 끌어다 쓸 수 있는지 여부입니다.

기밀 자료는 열람은 가능하되 자동 참조는 꺼 두는 식으로 분리할 수 있습니다.

운영 주기

분기마다 한 번 자료실 > 정리 화면을 여시고, 6개월 이상 인용되지 않은 자료에 "보존 검토" 플래그를 다십시오. 연 1회는 기밀 등급 재검토를 진행하시는 것을 권장합니다.

실수 예방

가장 자주 발생하는 사고는 외부 협업자 초대 시 자료실 폴더 권한이 함께 열리는 경우입니다. 외부 협업자를 초대하기 전, 자료실 > 폴더 > 권한 탭 > 외부 노출 점검을 반드시 한 번 돌리십시오. 외부에 공개된 폴더는 노란색 배지로 표시되므로, 빨간 자료(기밀)가 노란 배지로 바뀌어 있는지 즉시 확인하실 수 있습니다.