외부 협업자 초대 가이드.

외부 협업자의 세 가지 유형

외부 협업자는 권한 설계를 같게 하시면 안 됩니다. 마침은 세 가지 유형으로 분리해서 권한 프리셋을 제공합니다.

(1) 광고 대행사 — 결과물 다수에 장기간 접근. 자료실 일부도 필요할 수 있습니다. (2) 인플루언서·외부 작가 — 결과물 1-2개에 단기 접근. 자료실은 차단합니다. (3) 클라이언트 측 검수자 — 결과물 검토·코멘트만. 편집 권한은 없습니다.

설정 > 외부 협업자 > 새 초대에서 유형을 먼저 고르시면 권한 프리셋이 자동으로 채워집니다. 거기서 필요한 만큼만 풀어 주시면 됩니다.

권한 범위, 최대한 좁히기

마침의 권한은 세 단계로 좁히실 수 있습니다.

• 결과물 1장 단위 — 특정 보고서 하나에만 접근.
• 폴더 단위 — 특정 캠페인 폴더 전체.
• 만료 시간 — 7일·30일·90일 중 선택, 또는 직접 지정.

처음부터 좁게 시작하시고, 부족하다는 요청이 오면 그때 풀어 주는 편이 안전합니다. 한 번 열려 있던 권한을 좁히는 것은 사람 사이에 어색해집니다.

자료실 노출 차단 점검

외부 협업자에게 결과물을 공유하면, 그 결과물이 인용한 자료실 파일까지 함께 열릴 수 있습니다. 설정 > 외부 협업자 > 초대 미리보기에서 협업자가 실제로 보게 될 화면을 그대로 확인하십시오. 자료실 인용 카드 옆에 "외부 공개" 배지가 보이면 그 자료는 협업자도 열람 가능합니다.

기밀 자료가 노출되어 있다면 자료실 > 해당 파일 > 외부 공유 차단을 켜 두십시오. 결과물에는 인용 사실만 남고, 원본은 가려집니다.

협업자 화면 미리보기

설정 > 외부 협업자 > 미리보기 모드를 켜시면 협업자 시점으로 마침을 둘러보실 수 있습니다. 사이드바·자료실·다른 결과물이 어디까지 보이는지 직접 확인하시고, 회사 내부 정보가 한 줄이라도 새어 있는지 점검하십시오.

만료·회수·감사 로그

협업이 끝났다면 만료를 기다리지 마시고 즉시 회수하십시오. 설정 > 외부 협업자 > 활성 목록에서 협업자 옆 "회수" 버튼 한 번이면 모든 접근이 차단됩니다.

회수 이후에도 누가 언제 무엇을 봤는지는 설정 > 감사 로그 > 외부 협업자 필터에서 확인하실 수 있습니다. 분기마다 한 번씩 외부 협업자 로그를 훑어 보시는 것을 권장합니다.

실수 예방

가장 흔한 사고는 만료 날짜 없이 초대하는 경우입니다. 만료를 지정하지 않으면 1년이 지나도 권한이 살아 있습니다. 설정 > 외부 협업자 > 정책에서 "만료 필수" 옵션을 켜 두시면, 만료 없이는 초대 자체가 발송되지 않습니다.