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베타 시작

※ 가공된 익명 케이스 · 클라이언트명은 가명입니다

고객 사례 / A제조

RFP 응답이 8일에서 1.5일로, 영업 5종 양식이 1종으로

RFP·세일즈 시트·임원 보고서·견적서·계약서가 한 자료실 위에서 같은 양식으로 떨어집니다. 영업·PM 일정의 절반을 다른 프로젝트로 돌렸습니다.

A제조는 자동차 부품을 공급하는 직원 220명 규모의 중견 OEM 입니다. RFP 응답서·부서별 세일즈 시트·임원 보고서가 각자 다른 양식으로 흩어져 있어, 영업팀과 PM 한 명이 작성·통일·복기에 매주 같은 시간을 썼습니다. 마침 도입 후 6개월, 같은 자료실 한 곳이 5종 결과물의 단일 소스가 됐습니다.

A제조자동차 부품 OEM · 중견 제조
도입 시기
2025-11
팀 규모
영업 14명 · PM 4명 · 임원 6명
주요 결과물
RFP · 세일즈 시트 · 임원 A4 · 견적 · 계약 5종
측정 기간
도입 후 6개월 (2025-11 → 2026-04)

§1 · Challenge

RFP 한 건에 8일,
세일즈 시트는 5종.

같은 회사·같은 실적·같은 단가가 부서마다 다른 양식 위에서 매번 다시 정리되고 있었습니다.

  1. 01이슈

    RFP 응답마다 처음부터

    동일한 회사 소개·납품 실적·생산 라인 사양을 매번 다시 정리하느라 RFP 응답서 한 건에 평균 7–9일이 사라졌습니다.

  2. 02이슈

    부서마다 다른 세일즈 시트

    영업 1팀·2팀·해외팀·기술팀·서비스팀이 각자 만든 5종의 세일즈 시트가 돌고 있어, 같은 고객에게 다른 양식·다른 수치가 나가는 일이 잦았습니다.

  3. 03이슈

    임원 보고에 PM 풀타임 1명

    주간 임원 보고서 한 종을 정리하기 위해 PM 한 명이 사실상 풀타임으로 붙어, 정작 본인이 맡아야 할 신규 프로젝트는 대기열로 밀렸습니다.

  4. 04이슈

    견적·계약 양식이 또 따로

    RFP 응답에 쓴 수치와 견적서·계약서 수치가 다른 양식 위에 다시 입력되어, 검수 단계에서 매번 숫자 대조 작업이 추가됐습니다.

§2 · Solution

자료실 하나,
결재선은 잠금.

회사 실적과 단가가 한 자료실 위에 올라오고, 5종 결과물이 같은 출처를 인용합니다. 결재선은 결과물 종류별로 잠겨 있습니다.

  1. 자료실 등록 · 회사 단일 소스

    최근 3년치 RFP 응답·납품 실적·생산 라인 사양·인증서를 자료실 한 곳에 올려, RFP·세일즈·임원·견적·계약 5종이 같은 출처를 인용하도록 묶었습니다.

  2. 브랜드 키트 · 5종 단일 양식

    마스터 슬라이드·로고·서체·표 스타일을 브랜드 키트로 고정. 부서별 5종이던 세일즈 시트가 단일 양식 1종으로 정리됐습니다.

  3. 첫 RFP 응답 — 8일을 1.5일로

    첫 RFP 응답을 자료실 인용 기반으로 생성했더니 평균 8일이던 작성 기간이 1.5일로 떨어졌습니다. 영업 리드는 검토·고객 맞춤 항목만 손봅니다.

  4. 결재선 4단계 락

    영업 담당 → 영업팀장 → 본부장 → CFO 의 4단계 결재선을 결과물 종류별로 고정. RFP·견적·계약이 같은 결재 흐름 위에 올라옵니다.

  5. 외부 협업자 권한 — 분리된 자료실 뷰

    OEM 고객사·외주 디자이너에게 자료실의 일부 뷰만 열어, 자료 공유 단계에서 양식 외 정보가 새지 않도록 분리했습니다.

§3 · Outputs · 5종

같은 자료실, 다섯 종 제출본

아래 카드는 결과물의 자리 표시자입니다. 각 카드는 마침 결과물 카탈로그의 해당 항목으로 연결됩니다.

§4 · Quote

RFP 응답이 8일에서 1.5일로 줄었습니다. 영업이 매번 회사 소개를 다시 쓰는 일이 사라졌고, 자료실에서 같은 문장이 같은 양식 위로 떨어집니다.

— A제조 영업본부장Sales Operations Head

  • 임원 보고서를 PM 한 명이 풀타임으로 정리하던 시절은 끝났습니다. 그 한 명이 지금은 신규 프로젝트 네 건을 동시에 돌립니다.

    — A제조 PMO 리드Project Management Office Lead

  • 양식 불일치로 임원실에서 반려되던 보고가 6개월간 한 건도 없었습니다. 결재선이 결과물 종류별로 미리 잠겨 있어서, 결재가 한 번에 끝납니다.

    — A제조 CFOChief Financial Officer

§5 · Timeline · 6개월

도입 6개월 — 측정된 마일스톤

  1. Month 0킥오프 · 최근 3년치 RFP·실적·인증서 자료실 등록
  2. Month 1브랜드 키트 락 · 세일즈 시트 5종 → 1종 통일
  3. Month 2첫 RFP 응답 1.5일 달성 · 결재선 4단계 적용
  4. Month 3임원 보고서 자동 생성 · PM 1명 신규 프로젝트 합류
  5. Month 4견적·계약 단일 양식 안착 · 양식 반려 0건
  6. Month 6외부 협업자 권한 분리 · RFP 18건 누적 평균 1.5일

§6 · 다음 단계

자료실 한 곳이 5종 결과물의 단일 소스가 되는 흐름, 우리 팀에도 적용해 보세요.

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